Zmiana biura rachunkowego

Dobre biuro rachunkowe to nie tylko rozliczanie faktur i księgowanie dokumentów, ale też doradztwo oraz wsparcie.

Klienci oczekują, że księgowy będzie rozumiał specyfikę ich branży i potrzeb, np. w kwestii bieżących porad podatkowych, optymalizacji kosztów. Samodzielne prowadzenie ksiąg powoduje różne problemy:

Gotowy na zmianę? Poznaj korzyści z przejścia do naszego biura i zyskaj więcej czasu na rozwój swojej firmy

W świecie biznesu trudno o coś cenniejszego niż zaufanie i bezpieczeństwo. Gdy zaczynasz myśleć o zmianie biura rachunkowego to znak, że Twoje obecne biuro z jakichś względów nie spełnia Twoich oczekiwań. Mimo, że nie ma co przekreślać współpracy na podstawie małej wymiany zdań czy drobnych nieporozumień (te zdarzają się dosłownie wszędzie!), nie zawsze udaje się osiągnąć upragniony kompromis.

Z naszej wieloletniej praktyki, i rozmów z nowymi klientami, najczęstszymi powodami zmiany biura rachunkowego są np.:

Niewysyłane deklaracje
Brak wystarczającego wsparcia informacyjnego o dostępnych możliwościach
Względy finansowe

A może do tej pory sam prowadziłeś sobie księgowość i uznałeś, że masz już dość tych zawiłości i nie chce Ci się już tego robić?

Jakie korzyści zyskasz, po przejściu do naszego biura rachunkowego?

Profesjonalne wsparcie na wyciągnięcie ręki
Gdy dynamicznie rozwijasz swój biznes, potrzebujesz partnera, który nadąży za tempem zmian i będzie wspierał Cię w rozwiązywaniu nawet najbardziej zawiłych kwestii. W Polsce przepisy podatkowe zmieniają się dość często (w zależności od opcji która rządzi), co wymaga:
Po pierwsze – bieżącego śledzenia zmian
Po drugie – dokładnego zrozumienia co one oznaczają

I tutaj jest NASZA rola – otrzymujesz opiekę doświadczonych księgowych i doradców, którzy „siedzą w temacie”. Przedstawimy Ci w przystępnej formie co się zmienia oraz co to dla Ciebie oznacza – byś Ty nie musiał tego zgłębiać i mógł się skupić na swojej firmie. W praktyce gdy zachodzą jakieś zmiany np. Nowy Ład czy Wakacje składkowe publikujemy wpis na blogu i rozsyłamy dodatkowe e-maile do naszych klientów.

Indywidualne podejście do klienta
Zamiast traktować Cię jak kolejny „numer w ewidencji”, stawiamy na relacje oparte na zaufaniu i zrozumieniu. Masz prawo pytać tyle ile potrzebujesz, a naszym celem jest na Twoje pytania odpowiedzieć w miarę sprawnie i zrozumiale. Dzięki temu będziesz mógł zrozumieć pewne procesy, co pozwoli Ci uniknąć błędów w przyszłości, bądź tak rozplanować działania, by wyjść na tym korzystniej. Nie ma też głupich pytań.
Łatwość nawiązywania relacji międzyludzkich
W internecie jest cała masa artykułów księgowych na przeróżne tematy, napisane na wiele sposobów. Zdajemy sobie sprawę, że gdy zadajesz pytanie, nie oczekujesz ogólnikowej odpowiedzi, tylko odpowiedzi która odnosi się konkretnie do Twojej sytuacji. A także oczekujesz wskazówek, podpowiedzi. Pozwól się nam poznać!
Sprawny kontakt
Staramy się nie pozostawiać żadnego pytania bez odpowiedzi. Jeżeli nie będziemy w stanie odpowiedzieć od razu, poinformujemy Cię o tym i uzgodnimy termin odpowiedzi, bądź postaramy się pokierować do osób które mogą Ci pomóc.
Przypominanie o dokumentach
Z pozoru rzecz banalna, jednak nasi klienci sobie chwalą te „przypominajki”, w końcu wiemy że wiele się dzieje w Twoim biznesie i czasem dostarczenie dokumentów może Ci umknąć.
Szeroka wiedza
Nasze biuro istnieje już na rynku ponad 30 lat. Nasi klienci rozwijają się w różnych kierunkach, w Polsce i zagranicą – co wymusza na nas ciągłe aktualizowanie naszej wiedzy by za nimi nadążyć i dostarczyć im jakościowej odpowiedzi.

Case Study czyli przykłady z życia wzięte – czemu część naszych klientów przyszła do nas z innych biur

Moja księgowa nie wysyłała wszystkich deklaracji, dostawałem powiadomienia na PUE o braku złożonej deklaracji ZUS
Mamy wewnętrzny system kontroli, dzięki któremu sprawdzamy przed terminem wysyłki deklaracji, czy każda deklaracja klienta została wysłana. Sprawdza się.
Moja księgowa wymaga ode mnie dużo rzeczy, bym to ja robił
Nie wszystkie rzeczy księgowa jest w stanie zrobić sama i czasem niestety będziesz musiał przysiąść i coś sam zrobić. My staramy się wymagać od Ciebie „niezbędne minimum”. Mimo błędnego przekonania u niektórych osób, realia są jakie są i żadne Biuro Rachunkowe czy księgowa nie zrobi za Ciebie dosłownie wszystkiego. Część dokumentów (wniosków) możemy Ci wstępnie przygotować i wypełnić, bądź wysłać, w ramach dodatkowej usługi.
Moja księgowa zachorowała i nie mam z nią kontaktu, nie mam dostępu do dokumentów
Nasze biuro jest wieloosobowe, więc jeśli np. na szybko potrzebujesz skan jakiejś faktury, czy odpowiedzi na pytanie – zwykle nie ma problemu z zastępstwem.
Mieszkam niedaleko/mam po drodze
Lokalizacja biura – w Łodzi na Bałutach, tuż przy hali Bałucki Rynek – faktycznie jest dogodna dla wielu naszych klientów. Natomiast nawet jak się przeprowadzisz dalej, pamiętaj że przyjmujemy dokumenty w formie skanów/zdjęć, więc nie musisz przyjeżdżać do biura. Pracujemy w godzinach 8-16 ale budynek w którym się znajdujemy jest dostępny całodobowo, więc również po tych godzinach można nam zostawić dokumenty. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, możemy też odbierać dokumenty sami, wielu klientów jest tak „obsługiwanych”. Takie sprawy są umawiane indywidualnie z klientem.
Dostałem podwyżkę która nie jest dla mnie opłacalna
Patrzenie na usługę księgową przez pryzmat ceny, jest zwodnicze na dłuższą metę. Bardzo często tania usługa jest powiązana z kiepską obsługą, gdyż takie biuro nadrabia jakość ilością i na wiele rzeczy nie ma czasu. W naszym biurze ceny nie są najniższe, ale też nie są zbyt wygórowane, porównując z innymi biurami.
Mój księgowy odchodzi z firmy/odchodzi na emeryturę a ja jestem z polecenia
Jest nam zatem bardzo miło i mamy nadzieję, że będziesz równie zadowolony co nasz klient, który polecił Ci nasze biuro.

Jak wygląda proces przejścia do naszego biura?

Przejrzenie umowy ze starym biurem
Zmianę biura powinieneś zacząć od przejrzenia zapisów o wypowiedzeniu. W jakim trybie? Jaki jest okres wypowiedzenia? W zdecydowanej większości przypadków nie działa to tak, że dzisiaj mówisz swojemu biuru że kończysz współpracę, a jutro się pojawiasz u nas. Biura mają różne okresy wypowiedzenia – miesiąc, dwa, trzy – które trzeba odczekać i za nie zapłacić. Chyba że poprzednie biuro zgodzi się na wcześniejsze rozwiązanie umowy, ale powinno to być wspólnie uzgodnione na piśmie.
Odbiór dokumentów
Powinieneś umówić się na odbiór Twoich wszystkich dokumentów w poprzednim biurze. Do dokumentów powinien być dołączony protokół ze spisem oddawanych dokumentów. Zapytaj się, czy biuro może przekazać bazę Twojej firmy w wersji elektronicznej. Jest to opcja, a nie obowiązek przekazania biura, ale niektóre firmy je udostępniają.
Konsultacja wstępna
Zaczynamy od bezpłatnego spotkania (może to być rozmowa telefoniczna lub wideokonferencja, spotkanie osobiste), podczas którego omawiamy Twoje potrzeby, zakres prowadzonej działalności oraz obecne rozwiązania księgowe. W ten sposób szybko określamy, co można poprawić i przedstawiamy propozycję współpracy.
Analiza dokumentów
Jeśli zdecydujesz się na zmianę biura na nasze, poprosimy Cię o przekazanie dokumentów z poprzedniego biura rachunkowego, które dostałeś (np. w formie elektronicznej). Jeśli nie będzie tam wszystkiego co będzie nam potrzebne, dostaniesz od nas wykaz potrzebnych dokumentów i poprosimy o kontakt z poprzednim biurem. Chyba że poprzednie biuro wyraziło wolę kontaktu z nami, wtedy sami kontaktujemy się bezpośrednio ze starym biurem. Jeśli nie uda się uzyskać dokumentów, to wtedy będziemy myśleć jak sobie z tym poradzić.
Podpisanie umowy i pełnomocnictwa
Równolegle po ustaleniu warunków współpracy zawieramy umowę, a Ty udzielasz nam stosownych pełnomocnictw, abyśmy mogli reprezentować Cię przed urzędami i instytucjami oraz przygotujemy stosowne dokumenty, które trzeba będzie złożyć w urzędach.
Przygotowanie do bieżącej obsługi
Razem ustalamy plan działania, harmonogram przekazywania dokumentów oraz preferowaną formę kontaktu. Możemy komunikować się w sposób, który najbardziej Ci odpowiada – mailowo, telefonicznie czy osobiście.
Odwołanie pełnomocnictw na stare biuro
Każde biuro składa pełnomocnictwo na siebie, by móc realizować usługę. Natomiast to w Twojej gestii leży ich odwołanie. Biura zwykle o tym nie sygnalizują i nie odwołują, gdyż to nie jest ich obowiązek – a Twój. Zanim odwołasz pełnomocnictwa, ustal z poprzednim biurem moment zrobienia tego. Przykładowo, jeśli zmieniasz biuro na początku roku, chcąc by stare biuro skończyło rok – pamiętaj że trzeba będzie wysłać jeszcze zeznanie, czy inne deklaracje podatkowe – zatem praca księgowego nie kończy się z dniem 31 grudnia i zbyt wczesne odwołanie pełnomocnictwa, uniemożliwi realizację pracy przez biuro.
Kompleksowa obsługa księgowa
Zajmujemy się pełnym zakresem usług księgowych: od prowadzenia ksiąg rachunkowych, przez rozliczenia podatkowe, aż po kadry i płace. Przez cały czas masz do nas dostęp i możesz liczyć na pomoc w każdej nietypowej sytuacji.

Decyzja o zmianie biura rachunkowego może budzić obawy, ale w rzeczywistości jest to szansa na znalezienie partnera, który lepiej zrozumie Twoje oczekiwania i zadba o bezpieczeństwo Twojej firmy. Wybierając nasze biuro, zyskujesz spokój i pewność, że kwestie księgowe są w rękach doświadczonych specjalistów, którzy kierują się zasadą dobra klienta.

Zapraszamy Cię do kontaktu, aby wspólnie przeanalizować Twoje potrzeby i wypracować model współpracy, który przyniesie Ci realne korzyści. Pamiętaj – w biznesie liczy się czas, a profesjonalne wsparcie pozwala skupić się na tym, co przynosi największą wartość. Postaw na sprawdzonych ekspertów i dołącz do grona naszych zadowolonych klientów już dziś!

Zmiana biura rachunkowego