Uwaga! Od jakiegoś czasu podpisem EPUAP można podpisywać pliki na dwa sposoby- w formacie XAdES – w formacie PAdESSprawozdanie finansowe wysyłane do KRS musi być podpisane w formacie XAdES, inaczej system KRS daje komunikat o braku podpisu

W tym wpisie przedstawimy Wam jak wysłać e-sprawozdanie do KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). Cały proces został opisany krok po kroku.

Zanim zaczniesz wysyłać pliki, upewnij się że masz je właściwie podpisane, tj
-pliki podpisuje się elektronicznie (profilem zaufanym EPUAP lub podpisem kwalifikowanym). Skan kartki z papierowym podpisem, nie jest dokumentem podpisanym elektronicznie.
-sprawozdanie finansowe według ustawy o rachunkowości podpisuje kierownik jednostki (tutaj uwaga! Jest nim cały organ, niezależnie od sposobu reprezentacji – może być np. reprezentacja samodzielna w trzy osobowym zarządzie a i tak trzy osoby powinny podpisać plik) + osoba odpowiedzialna za księgi. Sprawozdanie zarządu również podpisuje kierownik jednostki wg ustawy o rachunkowości, czyli cały organ.

Wejdź na stronę https://ekrs.ms.gov.pl

Wybierz pole Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych. Następnie zaloguj się do portalu.

Po zalogowaniu pojawi się krótka informacja o wymogach – zamknij ją krzyżykiem „X”

Kliknij na pole „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”

Następnie kliknij niebieski przycisk Dodaj zgłoszenie i uzupełnij o numer KRS Twojej jednostki na stronie „Rejestracja nowego zgłoszenia – Krok 1”

Na dalszym etapie Rejestracji nowego zgłoszenia – Krok 1, są informacje o Twojej jednostce, informacje o osobach uprawnionych do reprezentacji oraz wszystkie złożone do tej pory dokumenty. Przewiń na sam dół i kliknij Dalej

Teraz pojawi się informacja Rejestracja nowego zgłoszenia – Krok 2

Uzupełnij o wymagane pola:

a) nazwę roboczą

b) okres za jaki składane są dokumenty. Tutaj uwaga! System nie przyjmie daty wcześniejszej niż data rejestracji w KRS. Ponadto okres ten musi być identyczny jak ten wskazany w pliku xml sprawozdania finansowego – jak będzie inny, system KRS da komunikat o niezgodności dat i nie pozwoli przejść dalej.

c) rodzaj zgłoszenia: składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych

a następnie kliknij przycisk dodaj dokument.

W kolejnym kroku pojawi się okienko do dodawania dokumentu

Wypełnij najpierw datę sporządzenia dokumentu, gdyż dopiero po jej wypełnieniu, pojawia się kolejna niezwykle ważna opcja – pole wyboru rodzaj dokumentu

Może się zdarzyć że okienko jest zbyt małe byś zobaczył strzałkę wyboru, kliknij więc na szare pole, by rozwinęło się menu.

Teraz parę informacji, w zależności od typu jednostki której dokumenty chcesz wysłać

a) Jeżeli Twoja jednostka jest spółką kapitałową, powinieneś wysłać następujące dokumenty :

– roczne sprawozdanie finansowe – czyli plik ustrukturyzowany w formacie xml zawierający bilans, rachunek wyników, informacje dodatkowe, zestawienie zmian w kapitale własnym bądź rachunek przepływów pieniężnych

– opinię biegłego rewidenta (jeżeli masz obowiązek badania jednostki)

– uchwała o podziale zysku bądź straty

– uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego

– sprawozdanie z działalności

Datą sporządzenia jest :

– rocznego sprawozdania finansowego – data zawarta w pliku xml (musi być identyczna)

– uchwał – data podjęcia uchwały

– sprawozdania z działalności, opinii biegłego – daty wg tych dokumentów

b) Jeżeli Twoja jednostka jest stowarzyszeniem lub fundacją, wysyłasz dokumenty zgodnie z punktem a) tylko bez sprawozdania z działalności

Pliki wrzucasz pojedynczo, po kolei każdy – określając datę sporządzenia, wybierając rodzaj dokumentu, określając lokalizację pliku i klikając zapisz. Po załadowaniu jednego rodzaju dokumentu, klikasz ponownie przycisk dodaj dokument z punktu „c” w części Rejestracja nowego zgłoszenia – Krok 2 niniejszej instrukcji. Powtarzasz operacje, do momentu gdy uzupełnisz wszystkie niezbędne dokumenty. Może się zdarzyć, że nie będziesz widział przycisku zapisz, wtedy pomniejsz widok w menu przeglądarki i go zobaczysz.

Gdy już wszystko dodasz, na dole będziesz mieć podsumowanie przygotowanych dokumentów do wysyłki. Kliknij przycisk Dalej

Pojawi Ci się strona Rejestracja nowego zgłoszenia – Krok 3 .

Na tym etapie, składasz oświadczenia odnośnie podpisów złożonych na załączonych plikach, które powinny być zgodne z tym,jak zostały one podpisane. Jeżeli pliki nie zawierają wszystkich podpisów, trzeba wskazać przyczynę. Po złożeniu oświadczeń kliknij dalej.

Pojawi Ci się strona Rejestracja nowego zgłoszenia – Krok 4

Znajdziesz na niej dane Twojej jednostki oraz osoby uprawnione do podpisu zgłoszenia. Osoby uprawnione to osoby, które są ujawnione w KRS z numerem pesel– np. członek zarządu bądź pełnomocnik. Tutaj działa reguła sposobu reprezentacji wg KRS, czyli nie musi podpisywać zgłoszenia cały organ, jak to miało miejsce przy plikach.
Obowiązuje tutaj kolejność czynności:
1. Kliknij przycisk „zapisz”
2. Aktywuje Ci się przycisk „weryfikuj zgłoszenie” – kliknij
3. Wybierz osobę która ma podpisać zgłoszenie
4. Przycisk „wybierz” powinien stać się aktywny, a w nim pole wyboru sposobu podpisu – EPUAP, czy podpis kwalifikowany. Możesz wybrać np. podpis profilem zaufanym – wtedy system przeniesie Cię na stronę EPUAP, gdzie postępuj zgodnie z instrukcjami.

Po złożeniu podpisu, system powinien Cię przenieść z powrotem do Kroku 4, a przycisk „wyślij zgłoszenie do Repozytorium DF” powinien być aktywny. Kliknij go – voila! Właśnie wysłałeś pliki do KRS.

Na sam koniec (może to być od razu lub za parę godzin), w zakładce powiadomienia

Dostaniesz trzy wzmianki o zarejestrowaniu zdarzeń – powinieneś również dostać trzy maile o tej samej treści, przesłane na konto wskazane w systemie.

Na wysłanie dokumentów do KRS masz 15 dni od dnia powzięcia uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Nie wysyłasz już dokumentów do urzędu skarbowego, zgodnie z nowelizowanym art. 27 pkt 2 Ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Uwaga! Termin 15 dni i wysyłanie dokumentów poprzez system EKRS dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców w KRS! Podmioty wpisane wyłącznie do rejestru Stowarzyszeń, innych organizacji społ. i zawodowych, fundacji, ZOZ (bez posiadania dodatkowego wpisu do rejestru przedsiębiorców), nie składają sprawozdania finansowego poprzez system EKRS, a wysyłają je (lub przynoszą plik na nośniku) bezpośrednio do urzędu w terminie 10 dni od dnia  powzięcia uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego!

Ostatnia aktualizacja: 02.10.2021r.